צילום כנסים ותיעוד אירועים עסקיים - עין השופט הפקות

צילום כנסים עסקיים משמש ככלי שיווקי שממשיך לייצר מדיה ופרסום עבור החברה גם לאחר סיום הכנס, ומכאן החשיבות הגבוהה בצילום כנסים מקצועי ואיכותי אשר מותאם להיקף הכנסים.

כנסים עסקיים

אין כל ספק כי אחד מעמודי התווך של העולם העסקי מאז ומעולם הינו עולם הכנסים העסקיים. עבור חברות רבות, כנס מהווה הזדמנות מעולה למפגש ישיר עם לקוחות, ספקים ואנשים נוספים הקשורים לחברה. כנס יכול לשמש במה נהדרת למגוון רחב של דברים – הצגת מוצרים חדשים, חשיפת מיתוג חדש לחברה, קבלת משוב מלקוחות והגדלת המעגל השיווקי.

מכל הסיבות האלו חברות רבות משקיעות משאבים רבים בהפקת כנסים גדולים מכל הסוגים. הכנסים יכולים להיות בעלי אופי שונה – כנס לקוחות יהיה בעל כיוון שיווקי ומכירתי יותר, בעוד כנס ספקים יהיה טכני יותר ויתמקד בהצגת שיטות עבודה של החברה מול הספקים שלה.

כנסים משמשים כיום גם תחומים שבעבר לא היו מעורבים בתחום – כנס נשים בהריון שמארגנות מחלקות יולדות בבתי החולים על מנת לשכנע את הנשים שלידה אצלן היא הטובה והבטוחה ביותר. כנס רפואי של חברות פארמה המסבירות לרופאים על תרופה חדשה שפיתחו (ועל הדרך כמובן משווקים אותה באגרסיביות לקהל היעד) או כנסים של מוסדות אקדמיים המרכזים אליהם תורמים מכל רחבי העולם על מנת לגייס תרומות בצורה מרוכזת באירוע יחיד.

חשיבות צילום כנס מקצועי

ברור לחלוטין כי ההשקעה בהפקת כנסים שכאלו גבוהה מאוד. בדיוק מסיבה זו צילום כנסים שכאלו היא נקודה קריטית  – היכולת להשיג תמורה נוספת על ההשקעה בדמות סרטים מהכנס שישמשו את החברה למטרות שיווקיות.
לדוגמא – חברה המפיקה כנס לקוחות תדאג שהכנס יצולם במלואו, ויערך במהירות רבה לאחר סיום הכנס. כבר למחרת, כל אותם לקוחות ולקוחות פוטנציאלים שיגיעו למשרדם יקבלו מייל ובו מילות תודה על השתתפותם בכנס, ולצידם סרטון קצר ובו תקציר מרשים של אירועי הכנס. בסיום הסרטון תהיה קריאה קצרה לפעולה – הצטרפות לרשימת דיוור, רכישת מוצר או שירות חדש ועוד. סרטון שכזה, במידה ועשוי ברמה גבוהה ונשלח מיד לאחר קיום הכנס מותיר רושם חיובי ביותר על המשתתפים ויוצר תדמית מצוינת לחברה המדוברת.

תיעוד כנסים כאמצעי שיווק

תיעוד מוצלח של כנס יכול גם לשמש כתזכורת מעולה לקראת קיומו של הכנס הבא. באמצעות סרטון מהכנס הקודם ניתן להכריז על הכנס הבא – ולהזכיר למשתתפים כמה נהדר היה לפני שנה ועל ידי כך להגביר את ההיענות להזמנות ואת אחוזי המשתתפים. 

הפקת צילומים בכנס

צילום כנסים איכותי אינו משימה פשוטה כלל ועיקר. תחילתה של ההפקה בפגישות תכנון עם הלקוח והבנת מהות הכנס, מיקומו ואופיו. כנס המתקיים באולם חשוך וקטן בהשתתפות כמה עשרות אנשים שונה מהותית מכנס ענק המתקיים בגן אירועים בחוץ, עם אלפי אנשים. גודל הכנס ומיקומו משפיעים על מספר הצלמים שיכסו את האירוע, אמצעי התאורה ועוד משתנים רבים. גורם נוסף הוא נושא השידור החי של הכנס שגם הוא גורם משמעותי בהכנה של הפקת הצילום.

לאחר אישור תכנית הצילום על ידי הלקוח מתחילות ההכנסות להפקה. יש לזכור כי בהפקת כנס גדול מעורבים קבלני משנה רבים מאוד – אולם כנסים, חברות הגברה ותאורה, חברות קייטרינג, מתאמי הפקה ועוד. החברה המפיקה את צילום הכנס נדרשת לתיאום מפורט וקפדני עם כל אחד מהגורמים הללו על מנת להבטיח תיעוד מקצועי ונטול תקלות לאורך כל האירוע.

מאותה סיבה בדיוק – על צוות הצילום להיות מסוגל לתעד את האירוע תוך הקפדה שלא לבלוט בשטח, ולגרום למינימום הפרעה למהלך התקין של הכנס. לבוש שחור על מנת להיבלע בבמה מוארת, תקשורת רציפה באמצעות מערכות קשר בין גורמי ההפקה, והבנה של דינמיקת האירוע הן מספר דרכים לספק את התוצאות הטובות ביותר ועדיין להיות "בלתי נראים" בשטח האירוע.

גמישות ומהירות תגובה הן נקודות קריטיות להצלחת צילום כנס. בניגוד להפקת סרט רגיל, שבו הסט בשליטה מלאה של חברת הצילום, כנס גדול הוא אירוע המתרחש בזמן אמת ללא יכולת עצירה ותיקון. פעמים רבות ישנם שינויים בלתי צפויים בלוחות הזמנים, תקלות טכניות בהקפה ודברים אחרים שלא ניתן לצפות מראש. צוות צילום מנוסה ומקצועי ידע כיצד להתמודד עם שינויים שכאלו מבלי לפגוע באיכות הצילום והתוצר הסופי.

כאמור, אחד מהתוצרים הנפוצים בתחום צילום כנסים הינו סרטים הנערכים תוך זמן קצר מסיום הכנס ונשלחים למשתתפים. בכנסים מסוימים אף עורכים את הצילומים בזמן אמת תוך כדי התקדמות הכנס, ובסיומו מקרינים למשתתפים סרטון סיכום קצר. עריכה של סרט בכנס בזמן אמת מצריכה הקמה של עמדת עריכה, ועבודה בתיאום של ההפקה תוך כדי התקדמות האירוע בכדי להבטיח עמידה בזמנים.

לסיכום – צילום כנסים מאפשר לחברות וארגונים רבים להפיק את המירב מהאירועים שהם מארגנים, ולהבטיח את הצלחתם  – גם לאחר שהכנס הסתיים והאורות כבו. 

מחפשים חברה מקצועית לצילום הכנס הבא שלכם?

צרו איתנו קשר עכשיו.

צילום כנסים עסקיים